Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez HALCO Sp. z o.o. dla Klientów, Kontrahentów oraz ich pracowników
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych przez HALCO Sp. z o.o.
1. Kto jest administratorem danych osobowych?
Administratorem Państwa danych osobowych jest HALCO Sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Wojska Polskiego 65, 85-825 Bydgoszcz, NIP: 9532793419.
2. Jak się z nami skontaktować?
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z nami:
– e-mailowo: biuro@halco.pl
– telefonicznie: +48 502 329 369
– pisemnie na adres siedziby wskazany w pkt 1.
3. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?
Państwa dane są przetwarzane w następujących celach:
A. Realizacja współpracy i umów: Podjęcie działań przed zawarciem umowy (negocjacje, oferty) oraz wykonanie zawartej umowy (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
B. Kontakt z pracownikami i przedstawicielami: Obsługa bieżącej współpracy z naszymi Kontrahentami poprzez kontakt z ich pracownikami lub osobami wyznaczonymi do współpracy (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnym realizowaniu kontraktu).
C. Obowiązki prawne: Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
D. Dochodzenie roszczeń: Zabezpieczenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrona przed nimi (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora).
4. Jak długo będziemy przechowywać dane?
Dane będą przetwarzane przez okres:
– prowadzenia negocjacji (w przypadku braku zawarcia umowy – do 1 roku od zakończenia rozmów);
– obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą);
– wymagany przez przepisy prawa podatkowego (5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
5. Kto może być odbiorcą danych?
Państwa dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z HALCO Sp. z o.o., w szczególności:
– dostawcom usług IT i hostingu,
– podmiotom świadczącym usługi księgowe, kadrowe lub prawne,
– firmom kurierskim i operatorom pocztowym,
– podwykonawcom uczestniczącym w procesie realizacji umów.
6. Jakie prawa Państwu przysługują?
Posiadają Państwo prawo do:
– dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
– sprostowania (poprawiania) danych,
– usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora),
– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
7. Dodatkowe informacje
– Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy lub zawarcia i realizacji umowy. Odmowa podania danych uniemożliwi nam kontakt lub realizację zamówienia.
– Państwa dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
– Administrator co do zasady nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Gdyby jednak zaszła taka potrzeba (np. w związku z usługami chmurowymi), nastąpi to z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.